Situation n°2 :

Participation à un projet d’évolution d’un SI

1.    Pôle de compétences, savoirs, compétences et savoir-faire associés

• 1.1 , Analyse du cahier des charges d’un service à produire
• 1.2 , Étude de l’impact de l’intégration d’un service sur le système informatique
• 1.3 , Étude des exigences liées à la qualité attendue d’un service
• 2.2 , Rédaction des spécifications techniques de la solution retenue
• 2.4 , Détermination des tests nécessaires à la validation d’un service
• 3.1 , Test d’intégration et d’acceptation d’un service
• 3.3 , Accompagnement de la mise en place d’un nouveau service
• 3.4 , Déploiement d’un service
• 4.1 , Participation à un projet
• 4.3 , Gestion des ressources
• 1.1 , Accompagnement des utilisateurs dans la prise en main d’un service
• 2.2 , Suivi et réponse à des demandes d’assistance
• 3.1 , Identification, qualification et évaluation d’un problème
• 3.2 , Proposition d’amélioration d’un service
• 2.2 , Remplacement ou mise à jour d’éléments défectueux ou obsolètes
• 1.1 , Proposition d’une solution d’infrastructure
• 1.2 , Maquettage et prototypage d’une solution d’infrastructure
• 2.1 , Installation et configuration d’éléments d’infrastructure
• 2.2 , Remplacement ou mise à jour d’éléments défectueux ou obsolètes
• 3.1 , Administration sur site ou à distance des éléments d’un réseau, de serveurs
• 3.3 , Gestion des identités et des habilitations
• 1.9 , Rédaction d’une documentation technique
• 1.5 , Évaluation d’un élément de configuration ou d’une configuration
• 1.2 , Recueil d’informations sur une configuration et ses éléments

2.    Migration du système de visioconférence

1. Etat des lieux de l’ancien système

Avant la migration du système de visioconférence, l’Ugecam de Normandie utilisait un système créé par Cisco. Elle possédait un appareil de visioconférence par établissement, soit 9 au total répartie sur toute la région Normandie.

Ce système arrive à sa fin de vie, en début d’année 2018, j’ai migré tous les établissements de l’Ugecam de Normandie avec deux nouveaux systèmes de visioconférence, Polycom et Skype Entreprise.

1. Le renouveau de la visioconférence

Polycom est le leader international des solutions de communication et de collaboration unifiées (UC&C) pour la collaboration vocale et vidéo.

Deux appareils de visioconférence sont destinés au siège de l’Ugecam de Normandie et à l’établissement les Herbiers.

Pour des raisons de coûts, les appareils de visioconférence sont récupérés  dans la CPAM de Rouen et le CTI de Rouen.

Les autres établissements ainsi que certaines antennes seront équipés de Skype Entreprise.

Skype Entreprise est un logiciel de vidéoconférence conçu par Microsoft. Ce logiciel est très communément utilisé dans les entreprises, son utilisation simple et proche du logiciel Skype traditionnel fait qu’il a beaucoup de succès.

La nouveauté avec l’utilisation de Skype Entreprise est que chaque agent désigné peut l’utiliser avec son compte Active Directory, cela facilite les échanges et même l’utilisation de la visioconférence, qui pourra être mono-utilisateur.

Dans l’Ugecam de Normandie, un poste informatique avec une caméra dédiée sera branché aux anciens écrans de visioconférence.

Le poste informatique est un Intel NUC sur lequel sera branchée une caméra. Mon responsable m’a demandé d’effectuer une étude de marché afin de choisir le matériel le plus adapté aux besoins, il a été choisi après sa décision, d’acheter une caméra logitech Visio Connect.

1. Préparation de la migration

Tout d’abord, la migration a été murement réfléchie étant donné l’importance de l’utilisation de la visioconférence.

Pour les visioconférences Polycom, le matériel doit être donné par la CPAM de Rouen et le CTI de Rouen. A ce jour, le matériel n’est toujours pas déployé dans notre organisme.

Pour le déploiement de Skype Entreprise, j’ai organisé la migration de cette manière :

1. Création des boîtes aux lettres des salles visioconférences
2. Pré-communication (fait avec mon responsable et le service communication)
3. Commande des caméras
4. Préparation des postes informatiques de visioconférence
5. Tests hors production
   • Fonctionnels
6. Communication (fait par mon responsable et le service communication)
7. Rédaction d’un mode opératoire
8. Installation et tests dans un établissement pilote et au Siège
   • Fonctionnels
9. Communication et diffusion du mode opératoire
10. Déploiement dans tous les établissements
11. La migration

Pendant la phase de tests hors production, un problème de DNS a été détecté. Les DNS internes de notre organisme n’ont pas résolu notre nouveau nom de domaine, Skype Entreprise a donc retourné une erreur et il a été impossible de se connecter. La solution a été de corriger ce problème sur nos serveurs et de les faire pointer sur des DNS nationaux de la CNAM.

Lors de la migration de chaque établissement, j’ai effectué des tests pour m’assurer que le nouveau système est fonctionnel. J’ai formé les utilisateurs qui étaient les plus susceptibles d’utiliser la visioconférence

Il y a eu un problème de communication lors du déploiement du nouveau système. En effet, le mode opératoire a été diffusé bien après la migration. Cela a eu comme conséquences, des problèmes d’utilisation de Skype Entreprise par les utilisateurs.

3.    Migration des fax

L’Ugecam de Normandie utilise depuis ses débuts des fax dans l’ensemble de ces établissements. Ils servent à communiquer avec des organismes extérieurs, notamment des mutuelles, des prestataires, etc.

Le fax dit « traditionnel » est aujourd’hui dépassé, il est de plus en plus remplacé par l’email, qui est bien plus rapide, gratuit la plupart du temps et sécurisé. Malgré cela, le fax est encore utilisé aujourd’hui. A des fins de réduction des coûts liés à l’entretien des fax, à  l’abonnement analogique et surtout à sa disparition progressive, l’Ugecam de Normandie a décidé d’utiliser un service de fax to mail. L’idée est d’envoyer et/ou de recevoir un fax dans une boîte mail.

J’ai la tâche de migrer toutes les lignes de fax de notre organisme, au total il y en a 33.

4.    Migration niveau 3 de tous les établissements

L’Ugecam de Normandie est sur le réseau de l’Assurance Maladie, à des fins d’harmonisation du Système d’Information, tous les sites doivent être équipés de nouveaux équipements sur lesquels la Direction Réseau de la CNAM peut intervenir.

Pour cela, la CNAM a fourni à notre organisme, tout le matériel nécessaire à cette migration. Il s’agit de switch niveau 3 HP.

Durant ces deux ans, tous les sites de notre organisme ont été migrés. Lors de nos déplacements, j’ai assisté mon tuteur en brassant des baies de brassage.

5.    Migration du wifi

Le réseau wifi de notre organisme est devenu au fil des années vieillissant, une solution basé sur un contrôleur logiciel a été choisi, j’ai notamment été chargé de créer un nouveau réseau wifi et de communiquer sur celui-ci pour les patients d’un établissement.